Project met drie pilots
De minutenregistratie is binnen de wijkverpleging van Amaris inmiddels bij 17 van de 18 wijkteams volledig afgeschaft, omdat dit als een grote regeldruk werd ervaren. Hiermee wordt de eigen deskundigheid en professionele autonomie versterkt. Het afschaffen van de registratie is op een zeer doordachte wijze doorgevoerd. Middels het project ‘Van registreren naar regisseren’ is op een gefaseerde wijze pilots in drie verschillende wijkteams uitgezet. Elk met een eigen planning én zonder minutenregistratie. Marieke Hup, wijkverpleegkundige bij Amaris, verduidelijkt: ‘De routes die collega’s liepen waren wel duidelijk. Het ging ons vooral om de indirecte tijd, die niet vastligt in een route. Dat wilden we onderzoeken.’ Na een maand ‘schaduwdraaien’ werd gekeken en vergeleken wat de best werkende pilot was, deze fungeerde als uitrol en onderlegger voor de andere wijkteams. Amaris koos ervoor om te werken met een team wijkverpleegkundigen die op basis van verschillende doelgroepen de cliënten van tevoren indiceert.

De ‘tenzij’ is weg
De methode van Amaris is vrij uniek. Er wordt zonder ‘tenzij’ gewerkt (uit zorgplan = planning = realisatie, tenzij). Doordat er geen correcties achteraf worden doorgevoerd, komen de medewerkers echt los van de tijdsregistraties. De focus ligt geheel op het tijdig bijstellen van het zorgplan. De wijkverpleegkundige stelt een indicatie op basis van het zorgplan. In het zorgplan staat de zowel de cliëntgebonden zorg (zorg bij de cliënt thuis) als de cliëntgebonden afstemming (overleg met huisarts etc.) beschreven. De realisatie en declaratie van de zorg bij de cliënt thuis is planbaar op dagbasis. De realisatie van cliëntgebonden afstemming is echter niet exact te plannen en te leveren. Amaris heeft hiervoor een hulpmiddel voor de wijkverpleegkundigen ontwikkeld om een declaratiestandaard per doelgroep vooraf in te schatten. Daardoor hoeft dit niet meer achteraf te worden vastgelegd.

Loskoppelen van tijd en minder sturen op hoge productiviteit
Om de minutenregistratie volledig af te schaffen, is het noodzakelijk om de verloning van medewerkers los te koppelen van de registratie. Oftewel de gewerkte tijd loskoppelen van de geplande tijd in zorgplannen en planning. Deze stap is noodzakelijk om de minutenregistratie succesvol af te schaffen. Dit loskoppelen is overigens wel een van de grote knelpunten waar veel andere zorgorganisaties tegenaanlopen. De wijkverpleging van Amaris werkt nu op basis van een vast dienstrooster als basis van verloning. Hierdoor is het mogelijk om grotere contracten aan te bieden, die het aantrekkelijk maken om in de wijk te werken. Er is een betere en realistische capaciteitsplanning doordat veel meer vooruitgekeken wordt naar de verwachtte zorgvraagontwikkeling.

Convenant ’afschaffen minutenregistratie’
In 2018 besloot demissionair VWS-minister Hugo de Jonge dat er een convenant moest komen: ‘afschaffen minutenregistratie’. Dit convenant is eind 2018 gepubliceerd als bijlage bij een brief aan de Tweede Kamer. De sector is afgelopen jaren aan de slag gegaan om hier gevolg aan te geven. De invoering is verschillend opgepakt met ook wat wisselend resultaat als het gaat om vermindering van administratieve lasten. Een verandering in tijdsregistratie is een lastig onderwerp; het raakt namelijk bijna alle interne processen en cultuur in een organisatie. Inmiddels laten enkele organisaties zien dat als je hier grondig over nadenkt en consequent doorvoert het echt veel voordelen kan opleveren. Amaris Zorggroep is zo’n organisatie die laat zien dat het afschaffen van de minutenregistratie werkelijk werkt en deelt de successen graag met andere zorgorganisaties.

Webinar
Amaris is een van de hoofdsprekers van het webinar ‘Van registreren naar regisseren’. Dit webinar wordt door ActiZ georganiseerd. Deze zal op dinsdag 25 januari tussen 11.00 uur en 12.00 uur na aanmelding te volgen zijn. Amaris Zorggroep zal de opgedane ervaringen met het afschaffen van de tijdsregistratie toelichten. Ook hetgeen het de organisatie heeft opgeleverd, maar ook de ervaren knelpunten zullen aan bod komen tijdens dit webinar.